EOI(意向书)和RFP(征求建议书)的区别

一个组织所做的许多决定都会对采购产生影响，从而极大地影响做出某一决定的总成本。采购包括选择供应商、确定付款条件、战略审查、合同谈判以及购买服务和商品等流程。它涉及到对一个组织重要的所有服务和商品的采购或获得。

在私营部门，采购过程被认为是有助于提高企业盈利能力的战略层面的职能。它不仅简化了流程，降低了原材料的整体价格，而且还允许组织确定最佳的供应来源。总而言之，这有助于确保平稳运行的底线。

在公共部门，高层管理人员负责降低底线。只有少数人员管理采购职能，这增加了该部门腐败的可能性。这就是为什么有必要增加企业的总体产出。例如，可以对工作人员进行培训，以提高他们的效率和改善他们的服务质量，从而提高产出。

随着时间的推移，围绕招标咨询、提案和大管理引入了一些术语，包括一些与采购相关的首字母缩写。不是很多企业都知道这些术语，但作为一名企业家或小企业主，如果希望有效地管理买家的购买意愿，了解他们的目的是很重要的。例如，RFI(信息征询书)、EOI(意向书)、RFP(建议书征询书)、RFT(投标请求书)和RFQ(报价请求书)。这些术语中的每一个都在采购职能中发挥特殊作用。

EOI和RFP是采购功能中最常用的术语，它们在简化整个流程中都有特定的作用。许多人在执行流程时混淆了这些术语。为了更好地了解它们的区别，了解这些术语的含义是很重要的。

EOI(意向书)

意向书(EOI)，也称为兴趣登记(ROI)，具有与信息请求(RFI)类似的功能。它被用作采购初始阶段的筛选过程，以创建正式和更具体的招标请求或RFT(采购职能的后期阶段)。当公司发布意向书时，需要在进行RFT之前估计市场提供或收集更多信息的能力。进行采购的公司不太可能通过意向书指定承包商。为了实现这一点，流程必须继续进行，直到达到RFT。

意向书是一种公开招标，任何公司都可以参与。它引起了激烈的竞争，并提供了允许新的和潜在的供应商确保他们的工作的好处。但是，在建设合同中，很多人批评说，这是为了吸引不适合合同的供应商，浪费时间、金钱和精力。

要求意向书的广告必须包括订约机构的说明、合同的说明(例如预算和规模)、合同类型、采购路线、条款和条件、提交地址和截止日期以及其他细节(包括联系信息、组织的说明、技术能力和相关经验、是否有工作人员及其经验等)。

RFP(征求建议书)

RFP，也称为要约请求(RFO)，是一种可以轻松修改的文件。它主要用于购买者寻求基于解决方案的响应来满足其要求，以及其他因素(不包括价格)对每个报价的评估至关重要的情况。它也用于没有明确的解决方案或规格，而采购部门正在寻找许多创新和选项的情况。这些工具比RFT更灵活(RFT通常具有定义良好的解决方案或规范)。RFP主要用于解决方案不容易定义的专业服务。

RFP包含组织及其业务线的背景信息。该请求由解释组织正在寻求的解决方案的规范组成。它还包括如何对提案进行分级的评估标准，描述赢得合同的投标人所要执行的任务的工作说明，以及完成项目的时间表。

RFP通常是由于项目的复杂性而创建的。当公司从多个供应商中寻找一个良好的集成解决方案时，可以从不同的投标人中受益。例如，如果一家公司计划将其业务从基于纸张的环境转换到基于计算机的环境，除了安装和集成新系统到业务所需的培训之外，它可能还会要求软件和硬件的建议。

在公共部门，实体可以发布RFP来创建公开竞争，以降低解决方案的成本。但必须注意的是，最接近规格的RFP不一定是价格最低的RFP。在接受一项提案时，公司必须进行成本效益分析，以确保成本不会超过收益。